כשמוכרחים לדבר על זה – איך לנהל שיחות קשות?

את השיחה הזו כנראה שרוב המנהלים היו מעדיפים שלא לעשות – פגישת עבודה עם עובד/ת שנקלעו למשבר, או מצוקה, בחייהם האישיים וכעת, כאשר הדבר פוגע גם בתפקודם ובביצועיהם בעבודה, יש צורך ניהולי ברור להתייחס לכך בהקדם ולשוחח עימם על העניין במטרה להביא לשיפור המצב.

מפניות רבות המגיעות אלינו עולה כי עבור המנהלים השיחות הללו מציפות דילמות ניהוליות לא פשוטות כמו איך לנהל עם העובד שיחה גלויה ועד כמה מותר למנהל להכנס לפרטיותו? כיצד להביא לכך שהעובד יפתח, יודה שיש לו בעיה ויהיה מוכן לטפל בה? כיצד לזמן את העובד לשיחה ואיך מצד אחד לא לפגוע בו ומצד שני כן "להעמידו במקום"? בנוסף אין ספק שהשיחות כרוכות גם במבוכה ובקושי גדול ומנהלים רבים יעדיפו למסמס אותן, או שינהלו אותן בצורה שטחית, מפוזרת ומגומגמת.

אז איך מנהלים נכון שיחות קשות? קבלו 5 דגשים שחשוב מאוד להקפיד עליהם:

  1. יצירת תנאים מקדימים המאפשרים פתיחות - חשוב לפנות לשיחה מספיק זמן ולמצוא חדר שאפשר לקבל בו פרטיות מלאה. במהלך השיחה יש לתת לעובד תחושה שאנחנו איתו ולרשותו בהקשבה מלאה, להמנע ממענה לשיחות נכנסות ומהתעסקות בטלפון וחפצים אחרים המונחים על השולחן.
  2. הימנעות מדיון ארוך ומעמיק בבעיה עצמה - הימנעו מניהול דיון ארוך ומעמיק בבעיה האישית עצמה, אך עודדו אותו להכיר בכך שמשהו משפיע עליו וציינו זאת דרך דוגמאות של התנהגויות קונקרטיות ששמתם לב אליהן.
  3. הימנעות משיפוטיות וביקורתיות - השתדלו להמנע ככל האפשר משיפוטיות, או ביקורתיות, כלפי העובד וכלפי הדרכים בהן הוא מתמודד עם הבעיות. כך במקום לשאול "למה אתה..."? שאלו "איך אתה..?", כבדו את התרבות שלו, את דרכי ההתמודדות בהן בחר ואל תחסמו העלאת תכנים רגשיים קשים.
  4. לא להסתפק ב"שפיכת הלב" - היזהרו מהסתפקות ב"שפיכת הלב" ובתחושה הטובה שמגיעה בעקבותיה. גם אם העובד אומר ש"רק איתך הוא מרגיש בנוח לדבר" וגם אם שיחות אישיות זה אחד החלקים האהובים עליך בעבודתך - מדובר בהקצאת זמן לא נכונה על חשבון זמן העבודה וכן בפתרון לא יעיל למצוקת העובד.
  5. סיכום השיחה ובניית תכנית פעולה - סכמו את השיחה ובנו עם העובד תכנית פעולה קונקרטית. ערבו את העובד ובקשו ממנו לציין כיצד הוא חושב שניתן להתייחס ולשפר את נושא התפקוד שלו. צרו יחד עימו יעדים אופרטיביים בהם יוכל לעמוד במצבו וכן לוחות זמנים לביצוע. לסיום זיכרו שתפקידו של המנהל הוא להיות כתובת ראשונית בלבד עבור העובד ולא להפוך לגורם המטפל בו.

מה הניסיון שלכם בניהול שיחות קשות? אשמח אם תשתפו כאן למטה בטכניקות ובשיטות שעוזרות לכם להצליח בכך.

לרשימת התגובות הקש על 'הוסף תגובה'

תגובות לכתבה
+ הוסף תגובה

הוספת תגובה חדשה

רוצה להצטרף לשיח?

אשמח לקבל את תגובתך!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked